Anleitungen zum innergemeinschaftlicher Erwerb und innergemeinschaftliche Lieferung sowie innergemeinschaftlicher Dienstleistungsverkehr

Der Waren- und Dienstleistungsverkehr zwischen den Ländern der EU wird immer internationaler. Doch dabei gibt es vor allem im Bereich der Umsatzsteuer einiges zu beachten. Mit diesen Hinweisen wollen wir Ihnen und Ihren Mitarbeitern die wesentlichen Begriffe beleuchten, die häufig im Zusammenhang mit dem innergemeinschaftlichen Erwerb, der innergemeinschaftlichen Lieferung sowie dem innergemeinschaftlichen Dienstleistungsverkehr auftreten.

1. Die zusammenfassende Meldung:

Die Zusammenfassende Meldung (auch bekannt als “ZM”) ist eine wichtige Pflichtabgabe für Unternehmen, die grenzüberschreitende Geschäfte in der Europäischen Union (EU) tätigen und ist in § 18a Umsatzsteuergesetz (UStG) geregelt. Die ZM hat die Funktion, eine Überprüfung der umsatzsteuerlichen Behandlung über die Landesgrenzen hinaus sicher zu stellen. Wird beispielsweise ein Gegenstand von Deutschland nach Frankreich geliefert, ist dies in Deutschland nach § 4 Nr. 1 b, § 6 a UStG als innergemeinschaftliche Lieferung steuerfrei. Im Gegenzug hat aber der französische Unternehmer diesen Umsatz der Umsatzsteuer in Frankreich zu unterwerfen, da er in Frankreich einen innergemeinschaftlichen Erwerb (§ 1a UStG) tätigt. Um nun die richtige steuerliche Behandlung grenzüberschreitend sicher zu stellen (in einem Land steuerfrei, dafür Versteuerung im Empfängerland), dient die ZM. So erfährt die französische Steuerbehörde von diesem Vorgang und kann überprüfen, ob der französische Unternehmer diesen Umsatz richtig der Umsatzsteuer unterworfen hat.

Die ZM enthält Informationen über die Umsätze, die das Unternehmen in jedem EU-Land gemacht hat, sowie über die anfallende Umsatzsteuer. Grundsätzlich muss die ZM bis zum 25. Tag nach Ablauf jedes Kalendermonats erfolgen, kann aber je nach Höhe der Bemessungsgrundlage auch bis zum 25. Tag nach Ablauf des Kalendervierteljahres übermittelt werden. Näheres zu den Abgabefristen findet sich in § 18a I UStG.

Die ZM muss nicht nur bei Lieferungen in ein anders Land abgegeben werden, sondern auch bei der Ausführung sonstiger Leistungen (z.B. Dienstleistungen). Dies ist dann der Fall, wenn der Unternehmer in Deutschland steuerpflichtige sonstige Leistungen im Sinne des § 3a II UStG, für die der in einem anderen Mitgliedstaat ansässige Leistungsempfänger die Steuer dort schuldet (§ 13b UStG), ausgeführt hat.

Die ZM ist eine der Voraussetzung für die Steuerfreiheit der Lieferung

oder Leistung.

2. Was ist eine Gelangensbestätigung?

Wie oben gezeigt, ist eine innergemeinschaftliche Lieferung, bei der der Gegenstand der Lieferung in ein anderes EU-Land gelangt steuerfrei. Um nachzuweisen, dass der Gegenstand tatsächlich in ein anderes Land gelangte, müssen eine Reihe von Nachweisen geführt werden, die in §§ 17a ff Umsatzsteuerdurchführungsverordnung (UStDV) genannt sind. Ein Nachweis davon ist die Gelangensbestätigung, die in § 17b II Nr. 2 UStDV definiert ist. Diese dient, wie der Name schon aussagt, als Bestätigung darüber, dass der Gegenstand in ein anderes Land gelangte. Diese Bestätigung ist vom Abnehmer auszufüllen. Dabei muss die Gelangensbestätigung die in § 17b II Nr. 2 UStDV vorgegebenen Angaben enthalten.

3. Was ist die Umsatzsteueridentifikationsnummer (USt-ID)?

Die USt-ID ist bei grenzüberschreitenden Lieferungen und sonstigen Leistungen von enormer Bedeutung. Die USt-ID besteht aus einem Ländercode (zwei Buchstaben) und einer individuellen Nummer. In Deutschland beginnt die USt-ID beispielsweise mit den Buchstaben “DE” gefolgt von 9 Ziffern. Eine steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferung (§ 6a UStG) sowie der innergemeinschaftliche Erwerb (§ 1a UStG) ist nur möglich, wenn beide Parteien Unternehmer im Sinne der Umsatzsteuer sind. Bei grenzüberschreitenden Dienstleistungen schuldet der Leistungsempfänger die Steuer, wenn dieser Unternehmer ist (§ 13b V S. 1 UStG). Es zeigt sich also, dass der Unternehmereigenschaft bei grenzüberschreitenden Lieferungen und sonstigen Leistung ausschlaggebende Bedeutung für die Frage der umsatzsteuerlichen Behandlung zukommt. Die USt-ID wird, nach Beantragung, nur an Unternehmer im Sinne des Umsatzsteuergesetzes vergeben. Sie dient nun zum einen der besseren Kontrolle des länderübergreifenden Waren- und Dienstleistungsverkehr durch die Steuerbehörden, da jede USt-ID nur einmal vergeben wird und einem Unternehmen zugeordnet ist. Die USt-ID dient aber auch gerade dazu, seine Unternehmereigenschaft gegenüber dem Vertragspartner nachzuweisen, damit dieser die richtige steuerliche Behandlung vornehmen kann. Teilt Ihnen nun also der französische Vertragspartner eine USt-ID Nummer mit, müssen Sie diese auf Korrektheit überprüfen und so feststellen, ob es sich um einen Unternehmer handelt. Ist dies der Fall, können Sie die richtige Versteuerung Ihrer Warenlieferung vornehmen, die nun in der Steuerfreiheit als innergemeinschaftliche Lieferung besteht. Da der USt-ID wie gezeigt ausschlaggebende Bedeutung zukommt, ist diese zwingend auf Rechnungen aus innergemeinschaftlichen Lieferungen bzw. innergemeinschaftlichen Leistungen anzugeben. Zusätzlich muss auch die USt-ID des Geschäftspartners mit auf die Rechnung. Es müssen also auf Rechnungen über innergemeinschaftliche Lieferungen bzw. innergemeinschaftlichen Leistungen immer beide USt-ID´s aufgeführt werden.

Nach § 5 I Nr. 6 Telemediengesetz (TMG) ist die USt-ID auch im Impressum der Firmen-Website aufzuführen. Das Fehlen kann zu einer Abmahnung führen.

4. Der Maßstab für die Überprüfung der USt-ID

Wie oben bereits gezeigt, ist die Unternehmereigenschaft, die durch die USt-ID nachgewiesen wird, materielle Voraussetzung für die Steuerfreiheit. Das Umsatzsteuergesetz sieht daher in § 6a IV UStG vor, dass derjenige Unternehmer, der eine Lieferung als steuerfrei behandelt, die Voraussetzungen für die Steuerfreiheit mit der Sorgfalt eines ordentlichen und gewissenhaften Kaufmanns überprüfen muss. Nach Ansicht des europäischen Gerichtshofs ist die Sorgfalt eines ordentlichen und gewissenhaften Kaufmanns gegeben, wenn der Lieferant alle ihm zur Verfügung stehenden zumutbaren Maßnahmen ergriffen hat, um sicherzustellen, dass die von ihm vorgenommene innergemeinschaftliche Lieferung nicht zu seiner Beteiligung an einer Steuerhinterziehung des Erwerbers führt (EuGH C-409/04, BStBl. II 2009, 70). Für eine gesicherte Beweisführung bietet es sich daher an, die gebotenen Kontrollen zu beschreiben und deren konkrete Anwendung zu dokumentieren.

Zur Überprüfung muss die qualifizierte Bestätigungsabfrage beim Bundeszentralamt für Steuern genutzt werden. Dieser ist zunächst die einfache Bestätigungsabfrage voranzustellen, bei der der Leistungserbringer Auskunft darüber erhält, ob eine ausländische USt-ID zum Zeitpunkt der Abfrage in dem Mitgliedstaat, der sie erteilt hat, gültig ist. Die darauffolgende qualifizierte Bestätigungsabfrage dient dazu festzustellen, ob die vom Vertragspartner mitgeteilten Angaben zu Firmenname (einschließlich Rechtsform), Ort, Postleitzahl, Straße und Hausnummer mit den in der Unternehmerdatei des jeweiligen EU-Mitgliedstaates registrierten Daten übereinstimmen. Zur Führung des Abfragenachweises versteht es sich von selbst, diese beiden Bestätigungsabfragen aufzubewahren.

Die Überprüfung ist im Zeitpunkt des Vertragsschlusses vorzunehmen. Bei kurzen Zeitspannen (wenige Tage) zwischen Vertragsschluss und Erfüllung muss nicht erneut geprüft werden. Bei wiederholten Lieferungen ist eine laufend wiederholte Überprüfung anzuraten.

Agiert der Lieferer nicht mit der Sorgfalt eines ordentlichen und gewissenhaften Kaufmanns, worunter auch die Überprüfung der USt-ID fällt, riskiert er hohe Steuernachzahlungen, sollte sich herausstellen, dass die Voraussetzungen für eine steuerfreie Lieferung nicht vorlagen.

Diese Grundsätze zur Überprüfung gelten auch für sonstige Leistungen, die für einen im übrigen Gemeinschaftsgebiet ansässigen Unternehmer erbracht werden (innergemeinschaftliche Dienstleistung).

5. Der Umgang mit Eingangsrechnungen ohne Umsatzsteuer

Nach dem wir uns nun die Seite des Leistungserbringers angesehen haben, soll es nun um die Seite des Leistungsempfängers beim EU-weiten Waren- und Dienstleistungsverkehr gehen. Kauft der deutsche Unternehmer in Frankreich unter Verwendung seiner deutschen USt-ID bei einem anderen Unternehmer einen Gegenstand, so stellt dies in Frankreich eine innergemeinschaftliche Lieferung dar, die dort steuerfrei ist. Daher ist auf der Rechnung, die Sie nun über diesen Gegenstand erhalten, auch keine Umsatzsteuer aufgeführt. Für die Abführung der Umsatzsteuer ist nun der Leistungsempfänger verantwortlich, da er einen innergemeinschaftlichen Erwerb verwirklicht. Im Beispiel also muss der deutsche Unternehmer die Ware nach deutschem Recht versteuern. Die Steuer entsteht für den innergemeinschaftlichen Erwerb gemäß § 13 Abs. 1 Nr. 6 UStG mit Ausstellung der Rechnung, spätestens jedoch mit Ablauf des dem Erwerb folgenden Kalendermonats. Der Leistungsempfänger als Steuerschuldner hat diese in der Umsatzsteuer-Voranmeldung zu deklarieren.

Ähnlich verhält es sich auch beim Empfang von Dienstleistungen. Bei Dienstleistungen schuldet durch die Umkehr der Steuerschuldnerschaft (Reverse-Charge-Verfahren) der Leistungsempfänger die Steuer. Die Steuer entsteht mit Ablauf des Voranmeldungszeitraums, indem die Leistung ausgeführt wurde.

Haben Sie also Waren/Dienstleistungen, die beispielsweise mit 19 % zu versteuern sind, in Höhe von 100 € netto erhalten, müssen Sie als Leistungsempfänger die darauf entfallende Steuer von 19 € mit Ihrer Umsatzsteuervoranmeldung beim Finanzamt anmelden und die Steuer entrichten.

Sofern Sie als Unternehmer vorsteuerabzugsberechtigt sind, wird in derselben Voranmeldung der Vorsteuerabzug erklärt, sodass sich die Umsatzsteuerzahlung aufhebt. In unserem Beispiel also wird 19 € Umsatzsteuer und gleichzeitig 19 € Vorsteuer erklärt, sodass es im Ergebnis zu keiner Geldzahlung an das Finanzamt kommt.

6. Der One-Stop-Shop (OSS)

Das ursprüngliche Verfahren Mini-One-Stop-Shop (MOSS) wurde zum 1. Juli 2021 durch das Verfahren One-Stop-Shop EU-weit abgelöst. Im Anwendungsbereich des One-Stop-Shops richtet sich der Ort der Leistung üblicherweise bei sonstigen Leistungen nach dem Wohnsitz des Leistungsempfängers bzw. bei innergemeinschaftlichen Fernverkäufen nach dem Ort, an dem sich der Gegenstand bei Beendigung der Beförderung oder Versendung an den Erwerber befindet. Man spricht insoweit vom Bestimmungslandprinzip. Dies hat zur Folge, dass sich die Umsatzbesteuerung dieser Leistungen grundsätzlich am Verbrauchsort zu vollziehen hat, sodass sich der Unternehmer dort umsatzsteuerlich erfassen lassen muss und dort seine Melde- und Erklärungspflichten nachkommen muss. Der One-Stop-Shop ermöglicht es nun Unternehmern, die unter die Sonderregelung fallenden Umsätze in einer Steuererklärung zu erklären, diese Steuererklärung zentral über das Bundeszentralamt für Steuern auf elektronischem Weg zu übermitteln und die sich ergebende Steuer insgesamt in einer Summe zu entrichten. Damit bedeutet das neue Verfahren eine deutliche Entlastung für Unternehmer mit Auslandsbeziehungen.

a) An wen richtet sich dieses Verfahren?

Das Verfahren richtet sich an Unternehmer, die im Inland ansässig sind und gegen Entgelt

• Dienstleistungen an Privatpersonen in Mitgliedstaaten der Europäischen Union erbringen, in denen sie nicht ansässig sind oder
• innergemeinschaftliche Fernverkäufe von Gegenständen tätigen oder
• eine elektronische Schnittstelle zur Verfügung stellen, durch deren Nutzung sie die Lieferung von Gegenständen innerhalb eines Mitgliedstaats durch einen nicht in der Gemeinschaft ansässigen Steuerpflichtigen unterstützen und deshalb behandelt werden, als ob sie die Gegenstände selbst geliefert hätten.
• Darüber hinaus richtet sich das Verfahren an Unternehmer, die nicht in der Europäischen Union ansässig sind und im Inland über eine Einrichtung wie z. B. ein Warenlager verfügen, von der aus Waren an Privatpersonen in anderen EU-Mitgliedstaaten geliefert werden.

b) Registrierung und Abmeldung

Sofern Sie bereits am Vorgängerverfahren Mini-One-Stop-Shop teilgenommen haben, nehmen Sie nun automatisch am One-Stop-Shop teil. Andere Unternehmer müssen, um an der Sonderregelung teilzunehmen, ihre Teilnahme auf elektronischem Weg unter Angabe ihrer Umsatzsteuer-Identifikationsnummer beim BZSt beantragen. Sofern solche Geschäfte beabsichtigt sind sollte der Antrag am besten gleich gestellt werden.

c) Pflichten bei der Teilnahme am One-Stop-Shop

• Die Steuererklärung ist bis zum Ende des Monats, der auf den Ablauf des Besteuerungszeitraums (Kalendervierteljahr) folgt, elektronisch dem Bundeszentralamt für Steuern zu übermitteln. Sollten in einem Besteuerungszeitraum keine Umsätze durchgeführt worden sein, ist trotzdem eine Steuererklärung abzugeben. Man spricht hier von einer sogenannten Nullmeldung.
• Die im One-Stop-Shop Verfahren erklärten Steuerbeträge müssen so überwiesen werden, dass die Zahlung bis zum Ende des Monats, der auf den Ablauf des Besteuerungszeitraums folgt, bei der Bundeskasse (aktuell Bundeskasse Trier Sonderkonto EU/UST) eingegangen ist.
• Der registrierte Unternehmer muss Änderungen seiner Registrierungsdaten spätestens am zehnten Tag des Monats, der auf die Änderung der Verhältnisse folgt, dem BZSt auf elektronischem Weg mitteilen. Änderungen des Firmennamens und der Anschrift sind jedoch ausschließlich dem zuständigen Finanzamt zu melden.
• Bei Einstellung der Leistungserbringung, Wegfall der Teilnahmevoraussetzungen in allen EU-Mitgliedstaaten, sowie bei Registrierung in einem anderen EU-Mitgliedstaat wegen Wegfalls der Teilnahmevoraussetzungen in Deutschland muss sich der registrierte Unternehmer spätestens am zehnten Tag des auf den Eintritt der Änderung folgenden Monats abmelden. Dies geschieht über ein Formular, dass auf der Website des Bundeszentralamts für Steuern bereitgestellt wird.
• Über die im Rahmen der Sonderregelung getätigten Umsätze sind Aufzeichnungen zu führen, die es ermöglichen Steuererklärung und Zahlungen auf Richtigkeit zu prüfen. Diese Aufzeichnungen sind 10 Jahre aufzubewahren.

d) Ausnahmeregelung für Unternehmer mit kleinen und mittleren Umsätzen

Bei der Ausnahmeregelung gelten die Umsätze nicht als im Bestimmungsland ausgeführt, wie im Anwendungsbereich des One-Stop-Shop, sondern als im Inland ausgeführt, sodass die Lieferung/sonstige Leistung im Inland zu versteuern ist. Das bedeutet der im Inland geltende Steuersatz wird in Rechnung gestellt und ist beim zuständigen Finanzamt zu erklären. Damit diese Ausnahmeregelung greift, müssen folgende Voraussetzungen gegeben sein:

• Der leistende Unternehmer ist in nur einem Mitgliedstaat der EU ansässig.
• Bei den erzielten Umsätzen handelt es sich um: Telekommunikations-, Rundfunk- und Fernsehdienstleistungen oder auf elektronischem Weg erbrachte Dienstleistungen oder um innergemeinschaftliche Fernverkäufe.
• Der Gesamtbetrag (ohne Mehrwertsteuer) der im obigen Punkt genannten Umsätze, die dem Grunde nach unter die Regelung des One-Stop-Shop fallen und durch Verkäufe an private Leistungsempfänger in anderen EU-Mitgliedstaaten erzielt werden, überschreitet im laufenden Kalenderjahr insgesamt (d.h. in alle EU-Länder) nicht 10.000,- EUR und hat dies auch im vorangegangenen Kalenderjahr nicht getan.

Sofern Unternehmer die Ausnahmeregelung erfüllen, können sie gleichwohl gegenüber dem Finanzamt erklären, dass sie auf die Anwendung der Ausnahmeregelung verzichten und stattdessen an der One-Stop-Shop Regelung teilnehmen.

7. Fazit

Es gibt leider eine Vielzahl von Fallstricken bei der richtigen Behandlung von innergemeinschaftlichen Erwerben,  innergemeinschaftlichen Lieferung sowie innergemeinschaftlichen Dienstleistungen. Bitte sprechen Sie uns an, wenn Sie hierzu Fragen haben.

Freiburg im April 2023

Ihre

Dobler & Partner PartG mbB